Apa Perbedaan Event Planner dan Event Organizer? Cari Tahu!

Apa Perbedaan Event Planner dan Event Organizer? Cari Tahu!

Kamu pasti sering lihat event organizer di acara besar. Mereka biasanya membawa handy talkie atau microphone. Ini untuk berkoordinasi dengan baik selama acara.

Rol event organizer itu sangat penting, lho. Mereka membantu memastikan acara berjalan lancar.1 Jadi, seberapa besar pengaruh mereka dalam sebuah acara?

Event organizer bukan cuma sekadar tim. Mereka tanggung jawab mengurus semua hal. Dimulai dari merencanakan, menjalankan, hingga mengawasi jalannya acara. Ini diperlukan agar semua berjalan sesuai rencana.

Pada acara kecil, kamu mungkin bisa mengatur sendiri. Tapi, pada acara besar, kompleksitasnya semakin tinggi. Dalam situasi seperti itu, event organizer amat penting.

Poin Penting:

  • Perbedaan event planner dan event organizer terletak pada tanggung jawabnya
  • Event organizer berperan penting dalam penyelenggaraan acara skala besar
  • Event organizer bertanggung jawab dalam seluruh aspek acara
  • Terdapat berbagai jenis event organizer dengan spesialisasi masing-masing
  • Pemilihan event organizer yang tepat dapat menentukan keberhasilan acara

Memahami Peran Event Organizer

Event planner bertugas membuat perencanaan untuk sebuah acara. Mereka membicarakan tema acara dengan klien. Lalu, mereka juga siapkan apa yang dibutuhkan untuk mendesain acara sesuai tema. Hal-hal yang dipersiapkan termasuk dana dan perlengkapan acara.2 Di sisi lain, event organizer harus menjalankan dan mengawasi rencana acara. Mereka bertanggung jawab menerapkan rencana di tempat acara. Ketika masalah muncul, EO menjadi orang pertama yang menanganinya.

Definisi Event Organizer

Mengenai event organizer, ada beberapa hal yang perlu mereka lakukan: (1) Mempersiapkan Rencana Penyelenggaraan Acara Dengan Rapi, (2) Meriset Secara Mendalam dan Menyeluruh, (3) Membuat Rancangan Anggaran Secara Bijaksana, (4) Mengoordinasikan Tim Dengan Baik, (5) Menjalin Kerja Sama Dengan Sponsor Apabila Dibutuhkan, (6) Mempromosikan Acara Secara Lebih Luas, dan (7) Memonitor Jalannya Acara dan Mengevaluasi.2

Tugas dan Tanggung Jawab Event Organizer

Sebagai event organizer, mereka bertanggung jawab atas beberapa tugas: (1) Mempersiapkan Rencana Penyelenggaraan Acara Dengan Rapi, (2) Meriset Secara Mendalam dan Menyeluruh, (3) Membuat Rancangan Anggaran Secara Bijaksana, (4) Mengoordinasikan Tim Dengan Baik, (5) Menjalin Kerja Sama Dengan Sponsor Apabila Dibutuhkan, (6) Mempromosikan Acara Secara Lebih Luas, (7) Memonitor Jalannya Acara dan Mengevaluasi.2

perbedaan event planner dan event organizer

Ketika kamu melihat event organizer, itu artinya lain daripada yang kita diskusikan sebelumnya. “Definisi” tadi menyebut event organizer atau EO sebagai suatu organisasi. Mereka bertugas merencanakan dan menjalankan acara dari awal hingga akhir.2 Pada bagian “perbedaan EO dengan event planner”, kita fokus pada tugas khusus. Event planner merancang konsep dan desain acara. Sedangkan event organizer mengatur pelaksanaannya di tempat sesuai dengan rencana event planner.2

Acara besar seringkali melibatkan event organizer. Terlihat dari penggunaan perangkat seperti handy talkie atau mic portable untuk koordinasi.2 Event organizer adalah tim yang menanggung semua tahap acara. Mulai dari perencanaan hingga pengawasan selesai.2 Jenis-jenis event organizer ada yang menangani berbagai acara, misalnya MICE, pernikahan, dan ulang tahun.2

Event Organizer bertanggung jawab atas banyak hal. Mereka melakukan persiapan, riset, membuat anggaran, mengkoordinir tim, dan bekerja sama dengan sponsor.2 Di dalam event organizer ada pembagian divisi. Ini termasuk operasional, pelayanan pengunjung, keuangan, administrasi, dan pemasaran.2 Mereka bekerja dengan perencanaan yang detail, riset yang mendalam, manajemen anggaran, serta tim yang efektif.2

Sebagian besar klien bekerja dengan Event Planner untuk membuat konsep acara. Mereka memberi nilai sekitar 75-80% pada tahap ini dalam industri event planning.3 Event Planner sering kali memilih vendor, sekitar 85-90%, sesuai dengan tema dan kebutuhan acara.3

Lebih lanjut, sekitar 95% vendor hadir tepat waktu pada hari acara.3 Maju sedikit, kepuasan klien dengan koordinasi tim Event Coordinator sampai 90-95% dalam industri organizing acara.3 Event Coordinator berhasil menyelesaikan masalah acara sekitar 80-85% dengan keberhasilan dalam industri event organizing.3

Event planner dan organizer mempersiapkan acara bisnis dan profesional, mulai dari konferensi hingga pesta perusahaan.4 Banyak organisasi mempekerjakan event planner karena tidak memiliki tenaga dalam yang mengatur semua detil.4 Mereka harus paham akan hubungan berbagai bidang seperti akomodasi, katering, dan transportasi.4

Event organizer menggunakan teknologi canggih. Ini agar jalannya acara bisa lancar dan tanpa kesalahan.4 Event planners bisa fokus di industri tertentu seperti kesehatan atau konferensi keagamaan.4 Akrab dengan program marketing seperti kontes yang meningkatkan penjualan. Biasanya program ini butuh jasa event planner khusus.4

Event organizers sering menangani pameran untuk meningkatkan citra perusahaan. Ini bisa dengan pameran dagang atau displai elektronik yang menarik ribuan orang.4 Ada juga spesialis yang fokus pada party planning. Mereka siap mengatur acara apa saja, mulai dari ulang tahun hingga pesta pantai.4

Tahapan Persiapan Acara oleh Event Organizer

Riset adalah tentang membuat konsep acara menjadi matang.5 Inilah beberapa pertanyaan kunci: apa tujuan dan tema acaranya, di mana lokasi terbaik, kapan waktu terbaiknya, dan siapa yang akan datang.

Event organizer juga harus buat simulasi acara. Ini penting untuk persiapan yang lancar.

Meriset Secara Mendalam dan Menyeluruh

Meriset itu penting dan harus dilakukan dengan sungguh-sungguh. Ini membantu event organizer buat detail konsep acara.2 Hasil riset yang baik, membuat acara lebih sukses.

Membuat Rancangan Anggaran Secara Bijaksana

Event organizer harus realistis dengan uang yang ada, jangan tergoda acara yang berlebihan.2 Ada 4 kebutuhan yang butuh banyak dana: peralatan acara, lokasi, pengisi acara, dan konsumsi2.

Membuat anggaran bijaksana sangat krusial untuk kesuksesan acara. Itu menunjukkan kematangan perencanaan mereka.

Kalau masih ada banyak uang setelah kebutuhan pokok terpenuhi, bisa lakukan hal-hal mewah.2 Namun, kalau sudah kehabisan, lebih baik jangan lanjutkan.

Koordinasi Tim dalam Event Organizer

Event organizer yang baik memiliki tim yang solid. Mereka membagi setiap tugas dengan adil.3 Dengan begitu, mereka bisa menciptakan acara yang berhasil. Ketika masalah muncul, mereka tetap tenang dan menemukan solusi bersama.3

AspekAlokasi Waktu Tim Event Coordinator
Menciptakan konsep acara dan merancang detail awalSekitar 60%3
Koordinasi dengan tim di lapangan pada hari-HSekitar 40%3
Menangani masalah yang muncul selama acara80% dari kepuasan pelanggan3

Tim yang bekerja sama membuat event berjalan lancar. Mereka memastikan klien puas dengan hasil kerja mereka.3

koordinasi tim event organizer

Kerjasama dengan Sponsor

Acara besar membutuhkan banyak uang.6 Dana dari dalam biasanya tak mencukupi. Makanya, mencari sponsor sangat penting.

Event organizer harus jeli. Mereka wajib menarik hati sponsor lewat proposal. Tujuannya, agar bisa dapat win-win solution saat negosiasi.

Promosi Acara

Acara dengan produk atau jasa punya banyak manfaat dari promosi.2 Mereka membantu memperkenalkan acara sehingga lebih banyak orang bisa ikut. Untuk menginformasikan acara, pihak penyelenggara bisa menggunakan berbagai cara.

Cara pertama adalah dengan media cetak, seperti poster, brosur, dan spanduk. Ada juga baliho yang bisa digunakan.2 Cara kedua yaitu lewat dunia digital, yakni media sosial dan website. Ini memungkinkan banyak orang melihat informasi acara.

Bukan cuma itu, biasanya ada undangan untuk public figure yang terkenal.2 Mereka ikut membantu promosi. Ini akan membuat acara terlihat lebih menarik bagi banyak orang.

Monitoring dan Evaluasi Acara

Ketika acara sudah berjalan pada hari H, ternyata tidak semulus yang diharapkan. Masalah tiba-tiba bisa muncul, menghambat jalannya acara. Contohnya, gangguan teknis, mati lampu, atau pengisi acara yang terlambat.

Tim event organizer harus siap dengan rencana alternatif untuk mengatasi masalah ini.7 Evaluasi acara dilakukan setelah selesainya. Ini mencakup analisis sebelum dan pada hari acara, termasuk kendala yang dialami dan penggunaan budget.

monitoring and evaluation

Struktur Organisasi Event Organizer

Manajemen event organizer dibagi menjadi beberapa divisi dengan tugas spesifik.2 Misalnya, ada divisi operasional pengunjung yang menangani lalu lintas pengunjung. Ada divisi pelayanan pendukung yang memastikan kebutuhan acara terpenuhi. Lalu, divisi keuangan mengurus cashflow, dan divisi administrasi menangani dokumen acara. Tidak ketinggalan, ada divisi pemasaran yang fokus di marketing online.

Contoh Pembagian Divisi dalam EO

Setiap divisi dalam manajemen event organizer memiliki peran penting.2 Mereka bekerja sama untuk memastikan acara sukses dari awal hingga akhirnya. Divisi-divisi ini mengurus semua aspek acara dengan terstruktur dan terintegrasi.

Jenis-Jenis Event Organizer

Dalam penyelenggaraan acara, ada banyak jenis event organizer (EO) yang menawarkan layanan khusus. Mereka ada untuk memenuhi kebutuhan klien. Contoh jenis-jenis EO termasuk:8

One Stop Service Agency

One stop service agency merupakan EO dengan pengalaman luas yang bisa menangani acara dari skala kecil hingga internasional. Mereka adalah pakar dalam bidangnya.9

EO untuk Acara MICE

EO untuk acara MICE lebih fokus pada kegiatan seperti pertemuan, konvensi, atau pameran/pameran. Mereka ahli dalam mengatur acara semacam itu.9

EO untuk Acara Pernikahan

Wedding organizer khusus dalam merencanakan pesta pernikahan. Mereka bisa mengurus mulai dari pernikahan adat sampai modern. Kreativitas mereka tidak terbatas.9

EO untuk Acara Ulang Tahun

Party organizer ahli dalam merayakan segala jenis pesta. Ini termasuk bridal shower, ulang tahun, hingga perayaan ulang tahun pernikahan. Mereka juga mengurus acara bayi seperti baby shower.8

Kesimpulan

Dua pekerjaan berbeda adalah event planner dan event organizer. Mereka mempunyai tanggung jawab unik. Event planner merencanakan acara. Sementara itu, event organizer menjalankan rencana yang sudah dibuat.

Event organizer juga harus melakukan peran-peran tambahan. Seperti riset, membuat anggaran, dan mengawasi tim. Mereka juga bekerja sama dengan sponsor, dan mempromosikan acara. Setelah acara selesai, mereka melakukan evaluasi acara juga.

Tidak hanya sampai di situ, jenis event organizer pun bermacam-macam. Ada one stop service agency, MICE, wedding organizer, dan party organizer. Setiap jenis ini punya keahlian tersendiri, fokus, dan spesialisasi.10

Pada tahun 2018, Jeaneta Josefin Rumerung, SE, MSi, membuat Modul Event Organizer. Ini untuk mahasiswa di Politeknik Negeri Manado. Modul ini memberi pengetahuan dan keterampilan bagi mahasiswa. Agar mereka bisa mengorganisir event dengan baik dan profesional.

Modul ini berisi 8 kegiatan belajar. Mengajarkan mahasiswa tentang Event Organizer. Jadi, mahasiswa bisa mengerti dan menguasai proses penyelenggaraan event.11

FAQ

Apa perbedaan antara event planner dan event organizer?

Perbedaan besar antara event planner dan event organizer terletak pada tugas mereka. Event planner merancang konsep acara. Namun, event organizer menjalankan rencana ini di lapangan.

Event organizer juga melakukan banyak hal lain. Mereka mengurus riset, anggaran, koordinasi tim, dan banyak lagi.

Apa saja tugas dan tanggung jawab event organizer?

Event organizer harus sangat rapi dalam merencanakan acara. Mereka harus meriset secara mendalam dan menyiapkan anggaran. Kemudian, mereka mengoordinasikan tim, bekerja dengan sponsor, dan mempromosikan acara.

Terakhir, mereka juga bertugas memantau dan mengevaluasi jalannya acara.

Bagaimana event organizer melakukan riset untuk menyiapkan sebuah acara?

Riset dalam event organizer adalah tentang mengumpulkan data dan detail acara. Mereka mencari tahu tujuan acara, tema, lokasi, waktu terbaik, hingga audiens. Mereka juga membuat simulasi acara.

Bagaimana event organizer mengelola anggaran acara?

Kelola anggaran adalah kunci bagi event organizer. Mereka harus pintar membagi dana untuk kebutuhan utama. Itu termasuk peralatan, lokasi, bintang tamu, dan makanan.

Organizer harus bijak dalam merencanakan agar acara sukses tanpa menghabiskan budget terlalu banyak.

Bagaimana event organizer melakukan koordinasi tim?

Tugas dibagi rata pada tim solid. Ini membuat segala aspek acara menjadi sempurna. Ketika ada masalah, tim bisa tenang dan menyelesaikannya bersama.

Bagaimana event organizer bekerja sama dengan sponsor?

Bekerja dengan sponsor besar adalah tantangan dan kesempatan. Event organizer harus menawarkan proposal yang menggiurkan. Tujuannya agar sponsor mau ikut serta dan membuat hubungan yang saling menguntungkan.

Bagaimana event organizer melakukan promosi acara?

Promosi adalah kunci agar acara dikenal banyak orang. Event Organizer sering menggunakan media cetak dan digital. Mereka juga mengajak tokoh terkenal untuk membantu promosi.

Bagaimana event organizer melakukan monitoring dan evaluasi acara?

Monitoring acara dimulai saat hari H. Tim harus siap menghadapi masalah dengan rencana cadangan. Setelah acara, ada evaluasi. Ini mencakup segala hal yang terkait dengan penyelenggaraan.

Bagaimana struktur organisasi event organizer?

Manajemen event organizer membagi tugas kepada beberapa divisi. Ada yang urus pengunjung, pendukung, keuangan, administrasi, dan pemasaran.

Apa saja jenis-jenis event organizer?

Beberapa jenis event organizer termasuk:
– One stop service agency yang mengatasi semua jenis acara.
– EO untuk MICE yang fokus di konvensi dan ekshibisi.
– EO pernikahan khusus acara pernikahan.
– EO ulang tahun khusus pesta ulang tahun.

Link Sumber

  1. https://insight.mbiz.co.id/2019/01/09/event-activation-dan-event-organizer/
  2. https://ngalup.co/artikel/event-organizer/
  3. https://tourezia.com/artikel/event-artikel/memahami-perbedaan-antara-event-planner-dan-event-coordinator/
  4. https://iedaplanner.wixsite.com/byiedaplanner/single-post/2017/03/04/mengenal-event-planner-event-organizer
  5. https://www.paketseminar.com/blog/8-hal-penting-untuk-eo-yang-akan-mengadakan-event/
  6. https://agievent.com/news/event-organizer
  7. https://mtarget.co/blog/pentingnya-event-management/
  8. https://www.xoeoindonesia.com/post/event-organizer-indonesia-dan-event-management-ini-bedanya
  9. https://www.lspr.ac.id/jenis-kualifikasi-event-organizer/
  10. https://mtmsolusindo.com/blog/event-organizer-eo-mengenal-profesi-tanggung-jawab-jenis-skill-dan-gaji/
  11. http://ab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL_Event-Organizer-2019.pdf